国際財団でセミナーや講演会の運営を一から任せてもらえる
事務経験を積みながら、実務の幅を着実に広げられる

【人材紹介求人】本求人は、有料職業紹介事業者 株式会社NAVIS（厚生労働大臣許可番号 13-ユ-313285）がご紹介する求人です。ご応募後、当社のキャリアアドバイザーよりご連絡し、求人企業へのご紹介を行います。

安全保障・日米グループでフェローシップ受入事業を担当する事務職です。稟議作成や経理支出処理、会議・イベントのロジ手配、出張や招へいの旅行手配を、グループ長や研究員、事務職の先輩と連携しながら担当します。研究会の準備や当日運営、講演会・セミナーの会場手配、外部業者との調整など、実際の事業を動かす業務に携わることができます。財団独自の管理システムを習得し、稟議作成から支払いまで一連の流れを身につけられるのも特徴です。経験を重ねるごとに任される範囲が広がっていきます。

今回募集しておりますのは、安全保障・日米グループでのフェローシップ受入事業を担当する事務職員です。

【ポジション】
事務職員
当ポジションの仕事内容（担当事業に関わる以下の業務）
・稟議作成
・経理支出処理
・会議運営ロジ手配全般
・イベント運営ロジ手配全般
・出張手配、招へい関連旅行手配（ロジ含む）

グループ長、研究員、他の事務職とコミュニケーションを取りながら、事業活動の事務手続きの補佐をおこなっていただきます。

1. 研究会（対面／ウェビナー）など、小規模且つオンサイトで行われる会議の準備・運営（ロジ）業務（※部屋の予約、来館登録、資料印刷等）。

2. 財団独自の管理システムの習得およびシステムを利用しての、会議開催関連、関係機関・個人への業務委託、協力依頼などの稟議（定型）の作成、期中、事後の支払い。

3. グループ・主任研究員事業において実施する中規模・大規模のセミナーやラウンドテーブル、公開講演会開催時の準備、ロジ全般。
① 実施準備、当日運営（ロジ）
・会場、会食手配／業者手配・契約（コーヒー・弁当等、同時通訳、会議補助、映像、ビル管理会社、旅行業者、タクシーなど）／ウェブサイトへのイベント情報掲載・メール配信、メルマガ配信関係業務（資料作成、広報との調整）／会場準備（座席・舞台・配布資料など）／その他必要機器の予約と借り受けなど
② その他、当日の受付業務、会場内業務、調整連絡等。
③ 事業関係者との連絡・調整（メール・電話）［日本語、英語］
・講師への依頼状送付・承諾書受領、送金関連書類のやり取り／打合せ日程調整など

4. 職員および外部関係者の国内外出張手配。
・フライト・リサーチ＆予約／航空券見積依頼（旅行業者）／国内外のホテル・リサーチおよび宿泊の予約／旅行保険の付保／査証申請の準備／海外携帯電話の予約と借受け／出張依頼状の作成・送付など

5. 財団の内部システムを使った業務。
① 内部の定型稟議書の作成、経費精算（当財団独自の業務管理システムを使用）
② 対外文書の作成［日本語、英語］
・出張、会議、講演出席依頼状、お礼状など　※ひな型あり
③ 部署内の電話・来客応対

6. その他付随する庶務業務（グループ全体の来客対応、来館者登録、部屋の確保、資料のコピー、ファイリング／郵便の受け取り・仕分け、差出し／内部MTG資料の更新・印刷・配布等）

【配属先】
安全保障・日米グループ

【こんな方におすすめ】
・非営利団体・財団・官公庁などで事務や事業運営補助の経験がある方
・イベント運営や出張手配の経験を次の一歩につなげたい方
・国際的な事業の中で、事務のプロとして成長したい方