未経験の業界でも、事務の経験を国際事業で伸ばせる
任される業務の幅が広がり、ロジから運営まで携われる

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日米を中心とした安全保障の政策研究・政策対話を支える事務職です。フェローシップ受入事業の運営補助を軸に、稟議作成や経費処理、出張手配、セミナーや講演会のロジ、上席研究員の日程管理まで幅広く担当します。グループ長や他の事務職員と協力しながら進めるため、周囲に相談しつつ仕事を覚えられます。国際機関や政府系団体の事務経験を積みたい方にも向いています。

今回募集しておりますのは、安全保障・日米グループでのフェローシップ受入事業を担当する事務職員です。

【配属先 とポジション】
事務職員
当ポジションの仕事内容（担当事業に関わる以下の業務）
・稟議作成（業務委託契約等）
・経理支出処理
・出張手配
・フェローシップ運営（受け入れ/送り出し）に関わる業務
・関連する会議の手配・運営・ロジ
・上席研究員の日程管理（秘書）

グループ長、上席研究員、他の事務職員とコミュニケーションを取りながら、事業活動の事務手続きの補佐をおこなっていただきます。
１．米国団体と共催して実施するフェローシッププログラムの運営
（２）SPFフェロー滞在時の、オフィス受け入れ準備、滞在中のサポート、日本人との面会サポート、出勤管理業務など

2．上席フェローのスケジュール管理サポート（外部からの講演依頼、国内出張手配、スケジュール全体管理等）および関連稟議の作成

3．上記１－２に関連して、財団独自の管理システムの習得およびシステムを利用しての業務委託、協力依頼、出張等の稟議（定型）の作成、期中、事後の支払い

4．グループ・主任研究員の事業において実施する中規模から大規模のセミナーやラウンドテーブル、公開講演会開催時の準備、ロジ全般
① 実施準備、当日運営（ロジ）
・会場、会食手配／業者手配・契約（コーヒー・弁当等、同時通訳、会議補助、映像、ビル管理会社、旅行業者、タクシーなど）／ウェブサイトへのイベント情報掲載・メール配信、メルマガ配信関係業務（資料作成、広報との調整）／会場準備（座席・舞台・配布資料など）／その他必要機器の予約と借り受けなど
② 当日の受付業務、会場内業務、調整連絡等
③ 事業関係者との連絡・調整（メール・電話）［日本語、英語］
・講師への依頼状送付・承諾書受領、送金関連書類のやり取り／打合せ日程調整等

5．職員および外部関係者の国内外出張手配
・フライト・リサーチ＆予約／航空券見積依頼（旅行業者）／国内外のホテル・リサーチおよび宿泊の予約／旅行保険の付保／査証申請の準備／海外携帯電話の予約と借受け／出張依頼状の作成・送付等

6．財団内部システムや設定を使った業務
① 定型稟議書の作成、経費精算
② 対外文書の作成［日本語、英語］
・出張、会議、講演出席依頼状、お礼状等　※ひな型あり
③ 部署内の電話・来客応対

7．その他付随する庶務業務（グループ全体の来客対応、来館者登録、部屋の確保、資料のコピー、ファイリング／郵便の受け取り・仕分け、差出し／内部MTG資料の更新・印刷・配布等）

【配属先】
安全保障・日米グループ

【こんな方におすすめ】
・経験2〜3年目で、国際事業の運営に関わる次の一歩を目指す方
・任される範囲を広げ、事務のスキルを伸ばしたい方
・国際的な政策テーマの現場で働いてみたい方