安全保障・日米グループの事務職｜平日勤務・フレックス制度で働きやすい（契約社員）

フレックスタイム制度で、コアタイム以外は自分のペースで働ける
年次有給休暇は年20日付与、育児・介護と両立しやすい休暇制度が整っている

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安全保障・日米グループでフェローシップ受入事業を担当する事務職です。勤務日は平日の月曜日から金曜日で、土日祝は休みです。フレックスタイム制度を導入しており、コアタイム（10:00〜15:00）以外は始業・終業時刻を調整できます。稟議作成や経理支出処理、会議・イベントのロジ手配、出張手配などの事務業務を担当します。在宅勤務制度もあり、自宅での就業は財団の制度に沿って行えます。慶弔休暇、子の看護等休暇、介護休暇、産休・育休など、ライフイベントに合わせた休暇制度も揃っています。

今回募集しておりますのは、安全保障・日米グループでのフェローシップ受入事業を担当する事務職員です。

【ポジション】
事務職員
当ポジションの仕事内容（担当事業に関わる以下の業務）
・稟議作成
・経理支出処理
・会議運営ロジ手配全般
・イベント運営ロジ手配全般
・出張手配、招へい関連旅行手配（ロジ含む）

グループ長、研究員、他の事務職とコミュニケーションを取りながら、事業活動の事務手続きの補佐をおこなっていただきます。

1. 研究会（対面／ウェビナー）など、小規模且つオンサイトで行われる会議の準備・運営（ロジ）業務（※部屋の予約、来館登録、資料印刷等）。

2. 財団独自の管理システムの習得およびシステムを利用しての、会議開催関連、関係機関・個人への業務委託、協力依頼などの稟議（定型）の作成、期中、事後の支払い。

3. グループ・主任研究員事業において実施する中規模・大規模のセミナーやラウンドテーブル、公開講演会開催時の準備、ロジ全般。
① 実施準備、当日運営（ロジ）
・会場、会食手配／業者手配・契約（コーヒー・弁当等、同時通訳、会議補助、映像、ビル管理会社、旅行業者、タクシーなど）／ウェブサイトへのイベント情報掲載・メール配信、メルマガ配信関係業務（資料作成、広報との調整）／会場準備（座席・舞台・配布資料など）／その他必要機器の予約と借り受けなど
② その他、当日の受付業務、会場内業務、調整連絡等。
③ 事業関係者との連絡・調整（メール・電話）［日本語、英語］
・講師への依頼状送付・承諾書受領、送金関連書類のやり取り／打合せ日程調整など

4. 職員および外部関係者の国内外出張手配。
・フライト・リサーチ＆予約／航空券見積依頼（旅行業者）／国内外のホテル・リサーチおよび宿泊の予約／旅行保険の付保／査証申請の準備／海外携帯電話の予約と借受け／出張依頼状の作成・送付など

5. 財団の内部システムを使った業務。
① 内部の定型稟議書の作成、経費精算（当財団独自の業務管理システムを使用）
② 対外文書の作成［日本語、英語］
・出張、会議、講演出席依頼状、お礼状など　※ひな型あり
③ 部署内の電話・来客応対

6. その他付随する庶務業務（グループ全体の来客対応、来館者登録、部屋の確保、資料のコピー、ファイリング／郵便の受け取り・仕分け、差出し／内部MTG資料の更新・印刷・配布等）

【配属先】
安全保障・日米グループ

【こんな方におすすめ】
・土日祝休みで、平日の働き方を重視したい方
・フレックス制度や在宅勤務で、育児・介護と仕事を両立したい方
・有給休暇や休暇制度が整った環境で、長く安定して働きたい方